I. LATAR BELAKANG

Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada akan menghadirkan kemanfaatan besar bagi kehidupan organisasi, pemerintah, dan masyarakat. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik, dan terpercaya, pada setiap kementerian/lembaga dan pemerintahan daerah akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi utamanya untuk kemanfaatan penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik, serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lain.

Kenyataan di lapangan, arsip di unit kearsipan umumnya masih belum dikelola secara optimal. Padahal unit arsip adalah awal dimana terciptanya arsip dan tempat dimana pengelolaan arsip dinamis dilakukan. Ada beberapa faktor penyebab mengapa penyelenggaraan kearsipan tidak berjalan sesuai dengan keinginan, diantaranya yaitu keterbatasan sumber daya manusia (arsiparis), kurangnya kepedulian terhadap pentingnya arsip, sarana dan prasarana yang kurang memadai, lemahnya alokasi anggaran untuk pengelolaan arsip, selain itu pemimpin organisasi dan penyelenggara pemerintahan belum menempatkan bidang kearsipan seimbang dengan nilai pentinganya arsip yang sebenarnya, bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Permasalahan pembinaan kearsipan secara prinsip adalah hal yang menyangkut kebijakan pembinaan kearsipan di daerah. Sebenernya masalah yang muncul bukan hanya sekedar maslah bagi arsiparis atau petugas yang menangani arsip, tetapi menjadi permasalahan instansi secara menyeluruh.

Dengan latar belakang tersebut, maka pembinaan penyelenggaraan kearsipan perlu dipacu dan ditingkatkan sehingga kearsipan di unit arsip dapat diterapkan secara efektif dan efisien serta memberikan hasil nyata dan bermanfaat.

 II. PERMASALAHAN

  1. Apakah dasar hukum pembinaan kearsipan dan siapa yang berkewajiban melakukan pembinaan pada unit kearsipan SKPD?
  2. Bagaimanakah langkah-langkah pembinaan yang dilakukan untuk perbaikan pengelolaan arsip di instansi yang menyangkut permasalahan sumber daya manusia, sistem, sarana dan prasarana, serta anggaran?

III. PEMBAHASAN

  1. Dasar Hukum Pembinaan Kearsipan Dan Yang Berkuwajiban Melakukan Pembinaan Pada Unit Kearsipan SKPD Berbagai peraturan yang mendasari pembinaan kearsipan antara lain sebagai berikut:
  • Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Secara keseluruhan pembinaan penyelenggraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Taun 2009 tentang Kearsipan.
  • Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Penyelenggaraan kearsipan oleh kementerian/ lembaga dan pemerintahan daerah dalam kedudukannya sebagai Pencipta Arsip diharapkan mampu menunjukkan peran nyata dalam mendukung implementasi UU No.14 Tahun 2008, khususnya dalam penyediaan arsip yang utuh, otentik, dan terpercaya untuk melahirkan informasi yang akurat dan tidak menyesatkan bagi pemenuhan kebutuhan informasi publik.
  • Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Dalam kaitan dengan pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan oleh setiap kementerian/lembaga dan pemerintahan daerah diharapkan mampu menunjukkan peran nyata dalam mendukung implementasi UU No.25 Tahun 2009, khususnya dalam penyediaan arsip yang utuh, otentik, dan terpercaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam rangka memperoleh kepastian hukum antara masyarakat dengan penyelenggara urusan publik.
  • Peraturan pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Bab III Pasal 11 : ayat (2) Lembaga kearsipan daerah provinsi bertanggungjawab melakukan pembinaan kearsipan terhadap: a. Pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan b. Lembaga kearsipan daerah Kabupaten/Kota ; ayat (3) Lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota bertanggungjawab melakukan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah Kabupaten/ Kota. Pasal 12 Unit kearsipan bertanggungjawab melakukan pembinaan internal dalam pengelolaan arsip di lingkungan pencipta arsip.

   2.   Langkah-langkah Pembinaan Pada Unit Kearsipan SKPD

Pembinaan kepada unit kearsipan senantiasa difokuskan pada peningkatan pemahaman, kemampuan, dan kemandiriannya sebagai pengelola arsip aktif dan inaktif sekaligus sebagai pembina internal dalam pengelolaan arsip di penciptanya.

Adapun aspek-aspek yang perlu dilakukan pembinaan antara lain adalah :

1)      Sistem

Perlu adanya pembenahan pelaksanaan sistem sebagaimana ketentuan yang berlaku dan sesuai dengan kondisi organisasi. Selain itu juga perlu dilakukan pembagian tugas yang jelas untuk melakukan pengelolaan arsip. Pembinaan terhadap sistem pengelolaan arsip, terutama diarahkan pada :

  1. Cara menata dan mengelola arsip yang dapat menjamin Keutuhan, keautentikan, dan keterpercayaan arsip yang tercipta.
  2. Keutuhan, diwujudkan dengan orientasi kelengkapan berkas. Sistem dibangun agar tidak sampai menimbulkan akibat terpisah-pisahnya informasi dari suatu kesatuan berkas.
  3. Otentisitas, diwujudkan dengan pemberian bukti/tanda otentikasi pada setiap item arsip guna menunjukkan adanya pihak yang bertanggungjawab atas terciptanya arsip.
  4. Keterpercayaan (reliabilitas), diwujudkan dengan menjaga catatan perjalanan dan landasan hukum agar dapat ditelusuri bahwa arsip dan/atau berkas tertentu memang dibuat dalam ruang lingkup tugas dan fungsi organisasi serta pejabat yang bertanggungjawab untuk itu.
  5. Legalitas, diwujudkan dengan mendorong kejelasan orang/pejabat yang memiliki kewenangan untuk memberikan pengesahan atas arsip hasil penggandaan/hasil alih media.

2)      Sumber Daya Manusia

Pembinaan pada sumber daya manusia bisa dimulai dengan penyamaan persepsi terhadap seluruh komponen organisasi mengenai tata cara pengelolaan arsip. Hal ini bisa dilakukan dengan memperbanyak pembinaan-pembinaan dan pendampingan oleh Lembaga Kearsipan Daerah selaku instansi pembina kepada unit kearsipan.

Selain itu pemberdayaan arsiparis juga sangat diperlukan, yang mana arsiparis tidak hanya bekerja untuk lingkungan unit kerja/satuan kerja dimana ia ditempatkan, melainkan juga harus bisa diberdayakan lebih dinamis dengan memberinya tugas untuk menangani penataan arsip di unit/satuan kerja lain sesuai dengan kebutuhan. Untuk hal ini, pimpinan Unit Kearsipan/Lembaga Kearsipan perlu menempuh langkah koordinasi secara persuasif dan lebih intensif.

Untuk mengatasi minimnya jabatan arsiparis di daerah, alangkah baiknya jika dalam penugasan pengelola arsip harus memperhatikan kemampuan teknis dari pegawai yang ditugasi sebagai pengelola kearsipa. Untuk hal ini, koordinasi dan sinkronisasi program kediklatan atau bimbingan teknis perlu ditingkatkan.

 3)      Sarana dan Prasarana

Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana sesuai standar kearsipan yang berlaku. Pengoptimalan sarana dan prasarana akan sangat membantu dalam proses pembenahan sistem kearsipan di Satuan Kerja Perangkat Daerah.

 4)      Anggaran

Setiap SKPD hendaknya perlu memunculkan anggaran khusus dibidang kearsipan. Hal inilah yang saat ini masih belum terlaksana di unit kearsipan satuan kerja perangkat daerah. Dalam hal ini sangatlah diperlukan pendekatan secara persuasif

 IV. KESIMPULAN

Arsip di unit kearsipan umumnya masih belum dikelola secara optimal. Padahal unit arsip adalah awal dimana terciptanya arsip dan tempat dimana pengelolaan arsip dinamis dilakukan. Ada beberapa faktor penyebab mengapa penyelenggaraan kearsipan tidak berjalan sesuai dengan keinginan, diantaranya yaitu keterbatasan sumber daya manusia (arsiparis), kurangnya kepedulian terhadap pentingnya arsip, sarana dan prasarana yang kurang memadai, lemahnya alokasi anggaran untuk pengelolaan arsip, selain itu pemimpin organisasi dan penyelenggara pemerintahan belum menempatkan bidang kearsipan seimbang dengan nilai pentinganya arsip yang sebenarnya, bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dengan keadaan sebagaimana diuraikan diatas, maka pembinaan penyelenggaraan kearsipan perlu dipacu dan ditingkat sehingga kearsipan di unit arsip dapat diterapkan secara efektif dan efisien serta memberikan hasil nyata dan bermanfaat.

Pembinaan kepada unit kearsipan senantiasa difokuskan pada peningkatan pemahaman, kemampuan, dan kemandiriannya sebagai pengelola arsip aktif dan inaktif sekaligus sebagai pembina internal dalam pengelolaan arsip di penciptanya. Adapun aspek yang perlu dilakukan pembinaan antara lain adalah:

1)   Sistem, perlu adanya pembenahan pelaksanaan sistem sebagaimana ketentuan yang berlaku dan sesuai dengan kondisi organisasi. Selain itu juga perlu dilakukan pembagian tugas yang jelas untuk melakukan pengelolaan arsip.

2)   Sumber Daya Manusia

3)   Pembinaan pada sumber daya manusia

4)   Sarana dan Prasarana

5)   Anggaran

 V.   SARAN

Ditataran kebijakan pembinaan kearsipan di daerah hendaknya diarahkan untuk memberi perhatian pada masalah pengelolaan arsip yang menjadi tanggungjawab pemerintah daerah dalam meningkatkan kualitas kearsipan terhadap tugas dan fungsi instansi. Perlu ada upaya yang dilakukan oleh lembaga kearsipan, antara lain:

  1. Memberikan dorongan terhadap unit kearsipan untuk melakukan tata kearsipan secara benar.
  2. Mengembangkan budaya kerjasama dan menjalin komunikasi yang intensif antara Lembaga kearsipan dan unit arsip
  3. Lembaga kearsipan hendaaklah mengembangkan pengawasan dan monitoring tata kearsipan di semua unit kearsipan pada lingkungan pemerintah daerah.

DAFTAR PUSTAKA

…………. Peraturan Kepala ANRI No. 22 Tahun 2012 Tentang Desain Pembinaan Kearsipan Pada Pemda.

…………. Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.

Pembinaan Kerasipan Perguruan Tinggi. http://www.lib.ugm.ac.id/digitasi/ upload/2797_mu2.pdf. diakses tanggal 4 Juli 2014

 Diposting dari : Kertas Kerja Kelompok I {Disusun oleh: Ahmad Safawi, A.Md (4), Pingkan M.S. Umboh, AMKG (10), Siti Akmalia, A.Md (16), Hanifiyah Basiroh, A.Md (22), Mas Rohaedi (27), Ike Prasetyadewi Subehti, A.Md (33), Mahita Tamba, A.Md (39)} pada Diklat Pengangkatan Arsiparis Terampil 2014/ANRI