SEMAR: Terobosan Baru Dalam Pengelolaan Arsip di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo

Oleh: Ike Prasetyadewi Subehti

semarKearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang dimulai dari  penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,pemeliharaan,  perawatan, dan penyimpanan serta evaluasi menurut suatu sistem tertentu yang  telah ditentukan. Arsip merupakan bagian penting dalam organisasi karena arsip merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga dijadikan salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu organisasi.

Untuk mengelola kearsipan yang lebih baik lagi di tingkat Satuan Kerja Perangkat Daerah maka Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Sidoarjo melakukan inovasi dengan mengembangkan sebuah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kearsipan (SEMAR). Aplikasi ini mulai di sosialisakan ke masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) pada bulan April 2013. Adapun maksud dari pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Pemerintah Daerah adalah sebagai pengembangan Sistem Informasi Kearsipan untuk menyediakan sistem administrasi kearsipan yang up to date dalam pengelolaan kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah. Tujuannya adalah melaksanakan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan serta mengembangkan SDM yang memadai untuk kebutuhan operasional sistem.

Gambaran Sistem

SEMAR adalah suatu sistem yang memanfaatkan teknologi komputer untuk sarana pelaporan, dan monitoring arsip statis dan dinamis. Sistem ini diharapkan akan mampu untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan dan pelayanan administrasi kearsipan agar lebih efektif dan efisien.

Gambaran Aplikasi¹

SEMAR atau Sistem Manajemen Arsip Webbased merupakan aplikasi yang berbasis Web. Sistem ini bisa dijalankan untuk komputer tunggal maupun jaringan lokal (LAN). Berikut adalah gambaran sekilas tentang aplikasi SEMAR Web based.

  • Bahasa pemrograman adalah PHP 5
  • Sistem ini bisa berjalan pada Windows 2000 atau yang lebih baru
  • Pengolah database menggunakan My SQL 5.1
  • Membutuhkan aplikasi pendukung Microsoft Office ( Microsoft Excel) sebagai output cetakan

Modul Aplikasi¹

Aplikasi terdiri dari modul – modul yang mendukung untuk pelaporan, monitoring dan pencatatan arsip. Berikut adalah di antara modul – modul yang ada di SEMAR.

  • Modul admin, menampilkan cara merubah password yang lama dengan yang baru.
  • Modul Home, digunakan untuk menampilkan halaman utama
  • Modul master data, menampilkan data master user pengguna, group akses, dan data master yang antara lain : a. Lokasi Penyimpanan Arsip, b. Unit Organisasi, c. Klasifikasi Arsip, d. Jadwal retensi Arsip, e. Periode Arsip
  • Modul DPAS, menampilkan proses input arsip dinamis maupun statis. Antara Lain : a. Input Arsip Statis, b. Input Arsip Dinamis,  c. Pengaturan JRA, d. Monitoring dan evaluasi, e. Proses DPA, f. Pencarian Arsip
  • Modul DPA, menampilkan hasil proses arsip statis maupun dinamis yang telah diproses nomor urut di DPAS, antara lain : a. Pelokasian Arsip, b. Pencarian DPA, c. Cetak DPA per SKPD

Aplikasi SEMAR yang dikembangkan ini user sudah tidak perlu lagi melakukan instalasi pada setiap komputer jika ingin menggunakan aplikasi, hanya cukup membuka aplikasi melalui browser seperti Mozilla firefox, Internet Explorer, Google chrome, dengan menuliskan alamat aplikasi http://perpusda.net/arsip kemudian Login ke aplikasi sesuai dengan user SKPD masing-masing.

Kelebihan dengan adanya aplikasi ini diantaranya adalah : efisiensi waktu dalam pencarian arsip karena semua arsip (dinamis dan statis) akan direkam (scaning) kemudian diinput ke aplikasi sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan akan lebih cepat dilacak; penyelamatan fisik arsip dari kerusakan.

Dengan adanya aplikasi kearsipan berbasis web ini diharapkan untuk kedepannya pengelolaan kearsipan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo akan lebih tertata.

Demikian sekilas tentang Aplikasi Kearsipan yang baru diluncurkan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip.

_________________________________________________________________________

¹. Buku Panduan Arsip.Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Sidoarjo